Quản lý công việc và thống kê thời gian làm việc với Toggle và Trello

Bạn đã biết cách tạo và quản lý các task đầu công việc rồi, nhưng bạn không biết làm thế nào để thống kê thời gian làm việc mỗi ngày? Bài viết này sẽ cho bạn thấy phép màu công nghệ <3

Trước khi bắt tay vào công việc, dự án, chúng ta thường hay lên danh sách các việc phải làm, còn gọi là to-do list hay task list. Mình hay sử dụng giấy note, tập viết, bảng… để liệt kê ra các đầu việc cần phải làm. Ở đầu mỗi dòng thường hay vẽ 1 hình vuông, để dành làm xong sẽ tick vào. Ngoài ra cũng sử dụng chức năng quản lý task của MS Outlook. Gọi chung là phương pháp quản lý công việc theo phương thức To-do list. Nó có giới hạn là mình không thấy được tiến trình của công việc.

Quản lý công việc với phương pháp Kanban

Sau quá trình tìm hiểu về Agile, Scrum thì mình tiêp cận thêm 1 phương pháp khác gọi là Kanban.

  • Kanban theo tiếng Nhật (hay tiếng Trung) thì đều có nghĩa là nhìn lên bảng.
  • Các công việc được viết vào 1 cái thẻ, gọi là card.
  • Tất cả công việc được bày lên 1 cái bảng và chia thành nhiều cột, mỗi cột là một bước của qui trình xử lý công việc. Ví dụ như TO DO > DOING > DONE.
  • Quá trình làm việc là quá trình di chuyển thẻ công việc CARD từ cột này sang cột khác.
Phương pháp quản lý công việc Kanban
Phương pháp quản lý công việc Kanban

Với cách quản lý này, chúng ta có thể dễ dàng thấy được tiến trình của từng công việc. Công việc nào đang ở giai đoạn nào và có thể sắp xếp thứ tự thực hiện một cách linh hoạt và nhanh chóng. Đặc trưng của Kanban là nhìn-lên-bảng. Có nghĩa cái bảng công việc này phải để ở chỗ ai cũng có thể dễ dàng tiếp cận được.

Phần mềm Trello sử dụng phương pháp Kanban

Nếu xem phần mềm ứng dụng là một con người, thì tư duy phương pháp là trái tim.
Ứng dụng phần mềm hiệu quả là thể hiện của các phương pháp tư duy hiệu quả.

Trello (đọc là tréo-lồ, nghe ở đây kaka) là một công cụ thể hiện phương pháp quản lý công việc theo Kanban.

  • Board: bảng, bạn có thể tạo bao nhiêu bảng tùy thích, mỗi bảng là một dự án riêng.
  • List: Cột, là 1 bước trong qui trình của bạn hoặc một note gì đó
  • Card: là task, đơn vị công việc.
Quản lý công việc với Trello
Quản lý công việc với Trello

 

Với Trello, bạn có thể tạo vô số Board, List, Card và thêm các thành viên của nhóm bạn vào để tiến hành phân chia công việc. Ngoài ra nó cũng cho phép bạn tích hợp thêm nhiều thứ khác khá thú vị, sẽ có dịp chia sẻ với bạn chi tiết hơn ở bài viết khác. À, update là gần đây nhất nó đã cho chúng ta thay đổi hình ảnh từ nguồn ảnh free unsplash, không còn chỉ là đổi màu nền như xưa nữa.

  • Bạn nào chưa có tài khoản Trello, có thể đăng ký bằng link ref của mình ở đây: https://trello.com/phatchuongit/recommend
  • Bạn nào muốn tìm hiểu thêm về Trello, có thể đọc bài viết của mình về Trello ở đây (chưa viết, khi nào viết sẽ bỏ link vô đây ^^!)

Đã có công cụ quản lý công việc rồi, bạn và team cũng đã vận hành rồi. Điều tiếp theo là làm thế nào để nâng cao và cải tiến hiệu suất công việc. Mà bước đầu tiên trong việc nâng cao cải tiến hiệu suất là biết mình đang ở đâu. Mà muốn biết mình đang ở đâu thì phải dựa vào số liệu thống kê. Vậy, làm thế nào để biết 1 task cụ thể đã làm mất bao nhiêu thời gian?

Thống kê thời gian làm việc với Toggle

Toggle (đọc là thá-gồ nghen, nghe ở đây) là công cụ cho phép bạn thống kê thời gian làm việc trên từng công việc mỗi ngày.

Nói một cách đơn giản, đây là một chiếc đồng hồ bấm giờ. Bạn chọn 1 task phải làm, nhập tiêu đề task và bấm nút start. Hệ thống sẽ bấm giờ cho đến khi bạn hoàn thành xong task đó thì bạn stop lại. Hệ thống sẽ ghi nhận là ngày giờ tháng năm nào bạn đã làm task gì trong bao lâu. Toggle cũng có cả hệ thống report cho phép bạn xem thời lượng làm việc ngày – tuần – tháng năm theo dự án hoặc khách hàng.

Thống kê thời gian làm việc với Trello
Thống kê thời gian làm việc với Trello

Ngoài ra còn cho phép quản lý thêm task đó thuộc dự án nào, khách hàng nào và team bạn ai là người làm. Chưa kể còn có report khá hoàn chỉnh. Quá ngon cho 1 team nhỏ chạy project.

Quản lý thời gian làm việc với Toggle
Quản lý thời gian làm việc với Toggle

Toggle có ứng dụng desktop, extension trên trình duyệt và cả mobile app. Đủ hết đồ nghề. Mình thì chỉ hay sử dụng cho cá nhân thấy khá ổn.

Và bây giờ, sử dụng Toggle để đếm thời gian làm việc các task trên Trello

Ngày nay mỗi phần mềm ứng dụng đều có đa nền tảng: desktop, mobile, tiện ích cài thêm trên trình duyệt. Toggle cũng là một phần mềm tuyệt vời như vậy.

Toggle còn có 1 extension khác giúp tích hợp bộ đếm giờ vào hơn 85 các ứng dụng phần mềm khác, từ các ứng dụng thiết kế phần mềm dành cho lập trình viên, các ứng dụng quản lý dự án… để tiến hành việc ghi nhận thống kê thời gian làm việc, và trong đó có Trello của chúng ta. Xem thêm tại đây: https://toggl.com/tools

Toggle tích hợp với hơn 85 ứng dụng phần mềm khác
Toggle tích hợp với hơn 85 ứng dụng phần mềm khác

 

Để cài đặt extension cho trình duyệt Chrome để tích hợp Toggle vào Trello, bạn click vào đây: https://toggl.com/trello-time-tracking

Sau khi cài đặt hoàn tất bạn nhớ cấp quyền permission để Toggle truy cập được vào Trello. Bạn cần đăng ký/ đăng nhập tài khoản Toggle. Sau đó bạn mở board Trello sẽ thấy giờ đây ở mỗi task đều có cái nút bấm giờ này.

Tích hợp Toggle với Trello
Tích hợp Toggle với Trello

Đây là hình chụp từ board làm việc của mình luôn :D Từ giờ, bạn có thể mở bảng công việc của Trello và nhấn nút Start của Toggle để đếm thời gian làm việc tên task đó. Toggle sẽ tự động tạo 1 task cùng trên trên Trello để bắt đầu đếm giờ.

Đơn giản vậy thôi :D Bạn nào cần thêm thông tin gì cứ comment bên dưới nhé.

Hay thì like, có ích cho bạn bè thì share. Thanks.

Leave a Reply