PM W1-01: định nghĩa một dự án

Mình đang theo một khóa học về PM của Coursera (link). Và loạt bài sau mình sẽ ghi nhận lại “Nhật ký tự học” của mình, một là để review kiến thức, hai là để báo cáo sếp và ba là để share (và khoe) với mọi người. Hi vọng giúp ích cho ai xem nhé.

Dự án là gì?

Dự án là tập hợp các công việc để tạo ra sản phẩm và dịch vụ với các đặc điểm sau:

  • chuyên biệt và duy nhất: không có dự án nào hoàn toàn giống dự án nào
  • có thời hạn bắt đầu và kết thúc
  • đòi hỏi sự cộng tác giữa các nhân sự đa chuyên môn và đa ngành nghề
  • giới hạn về thời gian, chi phí và tài nguyên
  • mỗi dự án có mục đích (goal) rõ ràng và các mục tiêu (objective) cụ thể.

Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra, trong các điều kiện

  • bị ràng buộc theo một phạm vi công việc nhất định (khối lượng và các yêu cầu kỹ thuật)
  • nhưng phải đạt thời gian hoàn thành đề ra (tiến độ thực hiện)
  • đúng ngân sách (mức vốn đầu tư) cho phép và đáp ứng các chuẩn mực (chất lượng) mong đợi

Tam giác quản lý dự án (Tam giác Holy trinity)

Là một tam giác mà ba cạnh thể hiện ba yếu tố khống chế của dự án là:

  • Scope: bao gồm cho cả khối lượng và các yêu cầu kỹ thuật)
  • Time: thời gian hoàn thành (tiến độ thực hiện)
  • Budget: ngân sách đề ra mức vốn đầu tư

Đảm bảo được sự cân đối giữa ba yếu tố này để tam giác không bị hở ở bất kỳ góc nào chính là thể hiện chất lượng, thành quả của công tác quản lý dự án. Vì vậy, người ta còn gọi đây là tam giác chất lượng.

Khi một trong các yếu tố của dự án bị ảnh hưởng, sẽ kéo theo các yếu tố còn lại. Ví dụ nếu dự án bị trễ tiến độ, có thể sẽ phải điều chỉnh bằng việc tăng Budget để thuê thêm tài nguyên hoặc giảm Scope để cân bằng tiến độ.

Tính chất của các yếu tố trong dự án

Dựa vào đặc trưng của mỗi dự án mà các yếu tố của dự án sẽ mang một trong các tính chất sau:

  • Constrained (hạn chế): yếu tố không thể điều chỉnh và thương lượng.
  • Optimize (cần tối ưu): có thể điều chỉnh nhưng cần sử dụng tối ưu.
  • Compromise (thoả hiệp): yếu tố có thể thương lượng và điều chỉnh được.

Ví dụ trong một dự án tổ chức tiệc cưới thì:

  • Time là yếu tố Constrained: bởi vì một khi đã chọn ngày và phát thiệp mời thì dù có nhiều khó khăn và hạn chế thì cũng sẽ không ai di dời “deadline” này được.
  • Scope là yếu tố Optimize: do không ai có nhiều kinh nghiệm tổ chức tiệc cưới, vì thế sẽ gặp nhiều phát sinh về số lượng việc phải làm và chuẩn bị, nhưng cần tối ưu và hạn chế phát sinh ở mức độ cho phép.
  • Budget là yếu tố Compromise: chi phí giá tiền tổ chức tiệc cưới sẽ dao động, thông thường là tăng cao do không có nhiều kinh nghiệm hoặc thời gian để khảo sát chu đáo, tuy nhiên vẫn phải cố gắng chấp nhận.

Vậy, tạm xong bài 1 là các khái niệm và định nghĩa cơ bản về dự án. Hẹn gặp lại các bạn trong bài 2: nhân sự trong dự án bao gồm những ai? Cách điều phối và quản lý nhân sự dự án.

Thấy hay thì cứ like, thấy có ích thì share, thấy bài viết còn dở còn thiếu thì cứ bình luận ném đá để mình vá :D

Ai muốn học cùng thì đăng ký nhé: https://www.coursera.org/learn/project-management

Thanks.

Leave a Reply